Loading...
HomeMy WebLinkAboutAgenda 08_DRB Minutes draftSOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD   MEETING MINUTES  February 19, 2019    The South Burlington Development Review Board held a regular meeting on Tuesday, February 19,  2019, at 7:00 p.m. in the Community Room, 19 Gregory Drive.  MEMBERS PRESENT – B. Miller, Chair, M. Cota, Vice Chair, J. Smith, J. Wilking, F. Kochman, B. Sullivan  and M. Behr (by phone)  ALSO PRESENT: M. Keene, Development Review Planner; D. Hall, Administrative Officer; P. Conner,  Director of Planning and Zoning; D. Crawford; A. Booska, D. Shenk, S. Ploesser. T. McKenzie. C Galipeau,  D. Marshall, C Reid, K. Patterson, L. Wilson, S. Dooley, R. Gaulin  1. Directions on emergency evacuation procedures from conference room:    Mr. Miller and Ms. Keene provided directions on emergency evacuation procedures.    2. Additions, deletions, or changes in order of agenda items:  There were no changes to the agenda.  3. Comments and questions from the public not related to the agenda:  No issues were raised.    4. Announcements:  There were no announcements.  5. Sketch plan application #SD‐19‐01 of SBRC Properties, LLC to subdivide a 27.8 acre parcel  into two lots of 6.2 acres and 21.2 acres, and to construct a 25,560 sf building on the 6.2  acre lot, 284 Meadowland Drive.    Mr. Miller opened the meeting. The applicant was represented by Dave Marshall, Tim McKenzie, Adam  Booska & David Shenk. Mr. Miller read the description of the site plan.   Mr. McKenzie stated that he  was surprised by the Staff Comments/Notes. He noted that he spoke with former ZA, Ray Belair in 2007  who noted the uses as processing and storage. Mr. McKenzie also noted that he met with Mr. Conner  and Ms. Hall in 2018 and recalled them saying the uses were processing and storage. Mr. McKenzie feels  that that use is more appropriate for this project.     Mr. Shenk said that only 2 loading docks are proposed – one for a moving van and one full sized. This  would not be a “cross dock” terminal.     Mr. Kochman asked about how many trucks there are. The applicant noted three 18 wheelers and 12  straight trucks. Mr. Wilking stated that he felt that this was different than a motor freight terminal and  the processing and storage does not include parking.    SOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD  19 FEBRUARY 2019  PAGE 2  2    Mr. Behr pointed out that the motor freight terminal definition doesn’t need to include truck repair, it’s  an “or” term. He felt this was the classic definition of a motor freight terminal.   Mr. Wilking felt strongly that the facility would not rise to the level of motor freight terminal and that  this is a normal amount of trucks for the processing and storage facility.     Mr. Sullivan noted that he felt that though Booska would be a welcome use, they would currently need  to be classified as a motor freight terminal.  He suggested that the Planning Commission should change  the regulations to allow moving and storage companies.  Mr. Miller felt that change would potentially  open the door to bigger moving companies.   Mr. Miller stated that with one dock he doesn’t feel that it is rising to the level of motor freight terminal,  and the language in the LDRs contemplates a much larger motor freight operation.   Mr. Booksa noted that the large trucks would not be typically stored overnight but the straight trucks  would be.   Mr. Kochman stated that it is not the Board’s purview to re‐define the LDR definition because they think  it’s wrong.     Mr. Miller noted that he thinks the comp plan warehouse concern is for larger operations.   Mr. Miller, Mr. Wilking, Ms. Smith and Mr. Behr all felt as though it could be considered processing and  storage. Mr. Sullivan and Mr. Kochman did not agree.   Mr. Behr stated that he thinks the literal interpretation is that it’s a motor freight terminal, but  understands that the scale of the operation is smaller.  A larger moving company had a proposal for the  same location 10‐15 years ago and it was denied on the basis of consistent truck traffic and noise.  He  didn't think the current proposal would accommodate a problematic amount of truck traffic and noise,  but thought there might be trucks starting early to get to farther away destinations.  In the final read, he  can swallow it as processing and storage.    Mr. Sullivan said that he still think it fits the definition of motor freight terminal and would like to see  the definition revised to match what the industry considers a motor freight terminal and doesn’t sweep  in smaller facilities.     Mr. Behr left the meeting.     The Board and applicants then read through the staff comments:     2. Regarding front setback, Mr. Marshall stated that the landscape buffer is robust. The reason it's set  back is there is an existing storm basin in the front of the site which was designed to accommodate a  large tenant on lot #1.  He talked to Justin who said that Randall Street would not become a public ROW  without a ROW connecting to Meadowland Dr.  He said there is no easement and the lines for Randall St    SOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD  19 FEBRUARY 2019  PAGE 3  3    are just conceptual.  He said there wouldn't be a signal at Randall St.  He said the front area is a  stormwater easement.  1. They want to stockpile unsuitable materials at the berm at the rear of the property.  Mr.  Marshall said they could make the whole thing 8' high.  Mr. Kochman said he wants it to be  a meaningful berm with some design behind it.  2. Mr. Kochman said the orientation of the parking spaces for the large trucks is near the  residential district.  Mr. Booska stated that their normal operation is 7:30AM to 5PM, with  some exceptions  3. Mr. Sullivan asked about an acoustic study from decibels from an air brake to the house.    3. Regarding roadway connections, Mr. Marshall noted that he doesn’t think the driveway can be across  from Logic Supply and it could go on either side of the storm pond.  Mr. Marshall then left the meeting.  Ms. Smith is concerned about the turning movements in the driveway.  Mr. Kochman asked if they could  make the lot bigger to move the driveway west or to make parking on the other side of the building  away from the residences.    Mr. Conner spoke up about whether the access should serve as access to  the other properties.  There is a required easement to other commercial lots.  They're willing to work  with Staff on that connection.    4. Regarding traffic impact analysis, Mr. Marshall said earlier they need to do a traffic study for A250  purposes.     5. Regarding aligning with Logic Supply driveway.  They're limited in this based on stormwater feature.   Mr. Wilking recommended they talk to Logic Supply about their growth plans    6. Regarding storm comments – the applicants noted that they are happy to work on it.    7. Regarding truck turning plan – the applicant can provide it    8. Regarding parking conflicting with turning movements, the applicant stated that they will reconfigure  these spaces    9. Regarding grading and a berm on the back of the property – the applicant will provide a noise study  and grading plan    10. Regarding connectivity to adjacent lot 1F, Mr. Wilking suggested that the applicants speak with their  neighbors.    Mr. Kochman reminded them that they have a sense of the Board but not a decision.     Mr. Sullivan recommended that Staff look into changing the definition    Mr. Crawford noted that the Natural Resource Commitee wanted to express their concerns in their  email.       SOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD  19 FEBRUARY 2019  PAGE 4  4    6. Appeal #AO‐19‐01 of Allard Square Limited Partnership appealing the decision of the Zoning  Administrative Officer to deny the Certificate of Occupancy, 146 Market Street.    Mr. Miller opened the hearing. Mr.  Braverman and Mr. McKenzie identified themselves as “interested  persons”. Ms. Dooley identified herself as a representative of the Affordable Housing Committee.    Mr.  Kochman and Mr.  Wilking noted that they were under the understanding that the Affordable  Housing Committee cannot be an “interested person”.     The Appellant was represented by Ms. Wilson, Ms. Patterson and Ms. Reid.    Mr. Conner, Director of Planning & Zoning, gave an overview of the role of the Zoning Administrator.  The reason for the CO denial was that the project was not in compliance due to not enough doors being  open. Mr. Miller asked for clarification on how many entrances there are.  Mr. Wilking noted that he felt  that there was a problem with the regulations.     Ms. Reid noted that the FBC is about what the project looks like and not how it is used. She stated that  the project has the number of doors required and all doors are operable. The first floor is non‐ residential community space. Access is controlled through 2 call–in entrances: one on Market Street and  the other on the back side of the building. Ms. Reid stated that they disagree with the interpretation of  public entrances meaning unlocked and with the definition of business hours. They believe they meet  the form of the building, and the permit didn't dictate hours of operation or how they would operate  the property.  They're asking the DRB interpret the language in their favor.  They believe the doors being  open when they're open to the public meets the standard.    Mr. Kochman confirmed that they are saying that they get to define a limited amount of business hours.     Mr. Miller noted that there is no definition of business hours in the LDRs. Ms. Patterson noted that  when the community spaces are open the doors are unlocked to the public.     Mr. Kochman stated that the problem was created by the first floor essentially being a residential use  even though it’s required to be a non‐residential use.     Mr. Braverman stated that he doesn’t think the requirements work for any uses in the FBC.     Mr. Conner pointed out that there was discussion of whether the types of businesses being brought up  were to be encouraged in the T5, and it was decided that the door standard was a way to prevent these  types of large businesses. Mr. Conner noted that he is not clear by what they mean they say the doors  can be public.     Mr. Miller said he would feel comfortable if the doors could be unlocked and public during events and  they met the required spacing. Mr. Behr was in agreement.     Ms. Smith does not feel a mistake was made with the interpretation of the definition.    SOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD  19 FEBRUARY 2019  PAGE 5  5       Mr. Wilking agreed with J. Smith but feels thinks it can be read either way and wants to read it in favor  of the appellant.     Mr. Miller pointed out that the law is if the regulation is ambiguous, it should be construed in the way  favorable to the property owner.     The Board discussed whether they could get to the 28’ with just 2 additional public doors.    Mr. Cota noted that the use doesn’t fit the form and question how it got approved.     The Board then discussed what configuration would make it approvable.     Mr. Wilking asked that if a door was added right of the elevator lobby would make it compliant?     Mr. Ploesser noted that he thinks the doors should be allowed to be egress only.     Mr. Cota recommended that the Board agree that the CO was not denied in error but have identified a  way a CO can be approved. Mr. Miller stated that if they’re saying the interpretation of the definition  was wrong, they have to overturn the Zoning Administrative Officer’s decision.     Mr. Conner felt that if the office is to be considered a public entrance, then it needs to open during  business hours. Mr. Miller noted that a buzzer would be needed on the office door which would make it  public.     Mr. Kochman recapped: The Board construes business hours to mean what the owner of the property  says the business hours are. Because there is no definition it must be construed in favor of the property  owner.     Mr. Cota made a motion to close the hearing.     Ms. Reid confirmed that she is installing a doorbell on doors #1 and #4.      Mr. Kochman then seconded the motion.  All present were in favor of closing the hearing.     7. Sketch plan application #SD‐19‐02 of Antonio B. Pomerleau, LLC and Blue Dragonfly, LLC to  resubdivide three (3) lots, 1519 & 1525 Shelburne Road and 5 Bartlett Bay Road.    Mr. Miller opened the meeting. The applicant was represented by Mr. Ploesser & Mr. Galipeau. Mr.  Galipeau pointed out a mistake on the plans and they are not proposing to remove one parking space on  the front of the northern property. Ms. Keene pointed out that the Board asked them to remove it when  they were doing site changes and asked the Board to provide guidance on whether to remove the space  now.       SOUTH BURLINGTON DEVELOPMENT REVIEW BOARD  19 FEBRUARY 2019  PAGE 6  6    It was also noted that they will not be replacing any lights due to the fact that they were done as part of  a separate site plan.       8. Sketch plan application #SD‐19‐03 of Robert Gaulin to subdivide a 0.57 acre parcel into two (2)  lots for the purpose of construction of a new single family residence with attached accessory  residential unit, 400 Hinesburg Road.     Mr. Miller opened the meeting. The applicant was represented by Mr. Gaulin who then described the  project.  The Board and the applicant then discussed the staff comments:     1. The applicant noted that they're looking into an end‐loaded garage.  They're limited in  developable depth of the lot.  The driveway at the north would be to the accessory dwelling unit.   He understands the 30% rule.  2. The Board feels they have to compare habitable to habitable.  They think the possibility of having  a larger garage for the accessory unit is remote, and want to interpret as habitable to habitable.  3. They're OK with documenting compliance with the accessory residential use standards at the next  application.  Mr. Wilking asked if there is a required deed restriction.  Mr. Kochman said that the  permit will be a public document that records the permitted use, so it doesn't have to be in the  deed because there is a title issue on the property.  4. Ms. Keene talked about form following function, and that the accessory unit should appear to be  accessory.      9. Minutes of February 20, September 4, December 18 2018 and January 15, 2019.  The Board discussed a correction to the minutes.  The Board approved the minutes of September 4,  2018 and February 5, 2019 as corrected.  No minutes were available for review for February 20.  10. Other Business  Ms. Keene brought a sketch plan public noticing issue to the Board’s attention.  The Board discussed the  matter and recommended the applicant be allowed to decide whether to re‐open the meeting.  As there was no further business to come before the Board, the meeting was adjourned by common  consent at 9:41 p.m.    These minutes were approved by the Board on ___.  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 1      DEVELOPMENT REVIEW BOARD              1 SEPTEMBER 2020    The South Burlington Development Review Board held a regular meeting on Tuesday, 1  September 2020, at 7:00 p.m., via Go to Meeting remote participation.    MEMBERS PRESENT: M. Cota, Chair; B. Sullivan, J. Wilking, M. Behr, D. Philibert, J. Langan    ALSO PRESENT:  D. Hall, Administrative Officer; M. Keene, Development Review Planner;  D.  Marshall, T. McKenzie, A. Booska, A. Cho, A. Munro, B. Denham, B. Brothers, C. Orben, C. Frank,  D. Marshall, D. Read, E. Burti, J. Carroll, J. Kline, K. Mejia, L. Lackey, M. Caldwell, P. O’Brien, R.  Jeffers, S. Trottier, S. & D. Mowat, B. Matal     1. Additions, deletions, or changes in order of agenda items:    No changes were made to the agenda.    2. Comments and questions from the public not related to the Agenda:    No issues were raised.    3. Announcements:    Mr. Cota reviewed the process for public participation.  He also noted that should a member of  the public wish to appeal a decision of the DRB, he or she must have registered participation at  the DRB hearing at which the application was heard.    4. Final Plat Application #SD‐20‐28 of SBRC Properties, LLC, for reapproval of a previously  approved plan to subdivide a 27.8 acre parcel into two lots of 6.2 acres and 21.2 acres,  430 Meadowland Drive:    Mr. Cota noted that the application had previously been approved but was not recorded within  the required timeframe.    Mr. Marshall then explained that Booska Movers will construct its new facility on this lot.  There  had been issues with the State wetland people which have now been worked out.  In the  meantime, the subdivision approval had lapsed.  Mr. Marshall then showed a plan of the overall  site and noted that Booska will be building adjacent to Lot 2.    No issues were raised by the Board.  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 2        Public comment was then solicited:    Mr. Trottier, an adjacent property owner, asked whether the entrance to this lot was solely  separate.  Mr. Booska showed 2 access points to the lot and noted one of them is an egress  only.  He also noted there will be landscaping fencing between the Booska lot and Lot #2.  There were no further comments.    Mr. Cota moved to close SD‐20‐28.  Mr. Wilking seconded.  Motion passed 6‐0 via a rollcall  vote.     5. Continued Preliminary Plat #SD‐20‐02 of CEA Properties, LLC, to construct two 2‐story  office buildings of 7,200 sq. ft. each on an existing 3.1 acre lot currently developed  with a 7,200 sq. ft. office building and 1,000 sq. ft. storage building, 10 Mansfield View  Lane:    Mr. Marshall said it is their wish to continue the application to a later date.    Mr. Cota said staff noted repeated continuances and the potential need for rewarning.  He said  he is inclined to continue, but that the hearing should be rewarned if no new materials were  submitted.  Other members were OK with continuing.    Mr. Cota then moved to continue SD‐20‐02 until 20 October 2020.  Mr. Wilking seconded.   Motion passed 6‐0 via a rollcall vote.    6. Continued Preliminary and Final Plat Applications #SD‐20‐20 of Heritage Aviation, Inc.,  to amend a previously approved plan for an airport complex.  The amendment  consists of constructing a 24,674 sq. ft. addition to an existing 17, 660 sq. ft. hangar,  reconfiguring the adjacent parking area, and related site improvements, 1130 Airport  Drive:    Staff comments were addressed as follows:    1. Regarding the removal of 15‐foot trees, Ms. Orben said the removal is due to the  size of the trees.  They would have to be hand dug, and there would be very little  chance of survival.    2. The approval motion will have a stipulation that the applicant will be responsible for  tracking the landscaping budget.  If they go over the budget, the additional money  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 3      will be applied to a future project.  Mr. Read said they will provide an updated  budget prior to permit.    3. Regarding the distance between trees in the snow storage area.  They should be 10  feet or more from the edge of pavement.  Mr. Read said they are.  He also noted  that is where snow is currently stored.    Public comment was then requested.   There was no public comment.    Mr. Cota moved to close SD‐20‐20.  Ms. Philibert seconded.  Motion passed 6‐0 via a rollcall  vote.    7. Sketch Plan Application #SD‐20‐27 of TPG Architecture to amend a previously  approved plan for a 101,838 sq. ft. shopping center in two buildings.  The amendment  consists of constructing a 3,250 sq. ft. financial institution with remote drive‐up ATM  and canopy, 570 Shelburne Road:    Mr. Cota explained the nature of a sketch plan and noted that there will be no binding decision  made until the formal public hearing at the next level.    Mr. Kline then showed an aerial photo of the Gateway Shopping Center and identified the  residential uses behind the center and the off‐ramp from I‐189.  The future tenant of the  proposed development is Chase Bank.  This use will “anchor” the shopping center. Mr. Kline  identified the location for this use.  He noted they are in a traffic and design overlay district.   The primary entrance to the building will face Shelburne St.  There will be 4 queueing spaces  leading to the remote ATM and 30 parking spaces.  The lease area is roughly an acre (the whole  development is 9+ acres).    Staff comments were then addressed as follows:    1. There is a decrease in overall coverage.  Setbacks will be maintained.  The Board was  asked to approve the coverages and setbacks.  Board members were OK with both.    2. Regarding entry standards, one entrance must face the primary road and be a  pedestrian entrance.   Staff would like the Board to weigh in on a direct sidewalk  from the street and realignment of the sidewalk.  Mr. Kline felt they could come up  with a solution to do that, but it was their preference to align with the pedestrian  crosswalk on Shelburne St.  Mr. Langan said he understood the applicant’s desire to  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 4      line up with the crosswalk.  Board members agreed that lining up with the crosswalk  was preferable.    3. Staff calculates the existing traffic generation is around 279 and the increase for this  use would be around 7 peak hour trips.  Ms. Keene did note, that because of a  previous decision, the site may generate 488 trips.  Ms. Keene said the applicant  would have to demonstrate that they do not bring the traffic generation number  above that 488 trips.  Mr. Kline said they have reviewed the old decision.  Their goal  is to move forward in a sensible way, comparing what is out there today.  He noted  that a 1999 approval was for a much larger building.  The proposed project will still  be below the original approval, and they feel the bank would not have an adverse  impact on the roadway as it is not a huge traffic generator.  Ms. Keene said they can  consider the whole shopping center or just this use.  She added it may be better to  with the total square footage which gives the additional 7 trip ends.  Mr. Wilking  noted that what got approved and what got built were 2 different things.  Mr. Cota  said 279 and 488 are two very different numbers.  He would like a traffic study to get  a realistic number.  Mr. Wilking said this application is approvable if they have 488  total trips.  They just need a baseline and where the project could go.  Mr. Kline said  they can do that for preliminary plat.    4. Regarding access and ‘breaks’: Staff asked the Board to consider the potential issue  of the trash truck blocking traffic while accessing the dumpster.  Mr. Kline said they  are open to finding a different location for the dumpster.    5. Staff asked the Board to weigh in on if the 2nd and 3rd curb cuts be reconfigured as  they are opposite traffic islands.  One‐way circulation may be better.  In order to  achieve the Board may wish to allow landscaping on the perimeter to count as  “interior landscaping.”  Mr. Kline said they don’t expect heavy volume of traffic in  these locations and don’t see it as a big hurdle.  Changing the breaks would create  narrower drive lanes.  This is a very traditional layout and a majority of people will  use the first driveway to the drive‐through.  Drive aisles are “stop” controlled, and  there are good sight lines.  Ms. Keene said it is better to have them aligned and  suggested diagonal parking.  Mr. Behr agreed.  He noted that other uses in the lot  are high‐traffic generators (e.g., Starbucks), and it is crucial to get curb cuts aligned  to make circulation of traffic work.  Mr. Kline said they would go back and talk again  about options.    DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 5      Regarding lighting, Mr. Kline said the bank has security lighting standards.  Ms. Keene noted  there are maximum illumination levels.  There has never been a problem with banks meeting  those levels.    Public comment was then solicited.  There was none forthcoming.    8. Sketch Plan Application #SD‐20‐29 of South Village Communities, LLC, to subdivide 3  existing undeveloped lots totaling 9.83 acres into 4 lots of 2.72 acres (Lot 11), 1.35  acres (Lot 11A), 2.92 acres (Lot 11B), 2.85 acres (Lot 11C) and construct 22 homes in 11  buildings on Lot 11, and a permanent farm access road and pavilion on Lot 11C, 1840  Spear Street: and    9. Sketch Plan Application #SD‐20‐30 of South Village Communities, LLC, to develop a  newly created 1.25 acre lot (Lot 11A) with a 6,750 sq. ft. building and related site  improvements for the purpose of limited neighborhood commercial use, 1840 Spear  Street: and     10. Sketch Plan Application #SD‐20‐31 of South Village Communities, LLC, to develop a  newly created 2.92 acre lot (Lot 11B) with a city park with a recreation field and  associated parking, 1840 Spear Street: and    11. Sketch Plan Application #SD‐20‐32 of South Village Communities, LLC, to subdivide an  existing 1.92 acre lot into five lots ranging from 0.21 acres to 0.67 acres for the  purpose of developing a 2‐family home on each of lots 92 to 05 and establishing the  fifth lot as permanent open space, 1840 Spear Street:  Mr. Cota explained the nature of a sketch plan and the process going forward.  Ms. Jeffers showed an overview of the South Village community and identified the major  roads.  She also showed the project sites and noted that all of them are around the  agricultural lease.  She then showed a Google Earth overview and identified the lots for  development and, open space lot, and the bike path which is installed.  At the top of 48N,  there is a 200‐foot drive‐in to this lot from Preserve Road.  This would be a private road and  would be curbed.  At one point, it would become a “driveway” with 2 new duplexes which  would face the open space area.  There would be a sidewalk along the front of all the  homes.  A walkway from each unit would connect to the sidewalk.  Each home would be a  duplex for “workforce housing.”  Units would have one‐car garages with 2‐car width  driveways.    DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 6      Mr. Cota said he presumes there will be a Master Plan amendment.  Ms. Jeffers said they  need to understand where the Board is with the concept for 48N.  They are proposing 11  duplexes on Lot 11.  Lot 11E is open space land made up of unused land from the other lots.   To do this all at once would require a change in the Master Plan, but they are not doing  that.    Mr. Cota noted that where Lot 11 is was originally designed for a school.  He asked if that  amendment requires a Master Plan amendment.  Ms. Keene said there are at least 2,  possibly 3, areas that staff feels require Master Plan amendments (e.g., the school area).   Ms. Jeffers said they don’t feel Master Plan amending is required.  They are creating  additional open space and have already addressed that Lot 11 is no longer a school.  Ms.  Keene said but that amendment hasn’t happened yet.  Mr. O’Brien said there are 5 triggers  for Master Plan amendment.  One would be to go to sketch plan review, which is where  they are now.  He didn’t think that issue had to be settled at this meeting.    Re: Lot 11A (neighborhood market):    Staff comments were reviewed as follows:    1. Re: market function: Ms. Jeffers said this will be a market/café use with a  small office on the ground floor.  The land is sloped, and from Allen Road, it  would be a 2‐story building while from Sper St. it would be 1 story with a  walk‐out.  Parking would be at the top and bottom of the hill, and there  would be separate entrances for the different uses.  Mr. O’Brien reviewed  the history of the use and the steps to allow for the use.  There would be  stairs to the upstairs use.  Mr. Cota asked where the front of the building  would be.  Ms. Jeffers said there would be 2 “fronts, one on Allen Rd. East  and one on Spear St.  Most people in South Village would be able to walk to  the building or bike.   Mr. Cota asked about the cross‐hatched areas on the  plan.  Ms. Jeffers identified them as a patio (with wonderful views), an access  to the building and the other access to the building with stairs to the second  level.    Re: Lot 11B (2.92 acre lot with associated parking):    Ms. Jeffers said this is the soccer field.  There is a development agreement with the city.   Recreation impact fees have been held to pay for this amenity.    Staff comments were then addressed as follows:  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 7        1. The applicant was asked to coordinate with the Recreation and Parks Department.   They have agreed to do so.    2. Regarding the goals for the sidewalk and noted the stub at the end.  Ms. Jeffers said  there was originally a plan for a “tot lot,” but the Rec & Parks’s committee felt that  was outdated, and residents preferred a basketball half‐court.  The sidewalk would  go in if that amenity happens.  They will have a better idea at Preliminary Plat.  Mr.  Wilking felt basketball makes sense.  Ms. Philibert asked how people across Spear  Street feel about this.  Ms. Jeffers said they have had many meetings, and the  reception has been good from all the folks they have heard from.  Mr. Matal said he  heard nothing about these meetings.  He asked what can go there.  Ms. Jeffers said  no high‐level use (no gas station). Ms. Keene explained that the soccer field is a  piece of land deeded to the city.  South Village has accumulated funds from impact  fees for this.  Anything in addition would be paid for by the city.  She noted that  notes from the Recreation Department are included with staff notes.  Mr. Marshall  added that the original approval for the soccer field goes back to 2009.  Mr. O’Brien  said he assumed more would be heard from the Recreation Department and  Committee at Preliminary Plat.    3. Re: Sanitary facilities: This applies to both lot 11A and 11B.     Ms. Jeffers noted that lot 11A will probably trigger an Interim Zoning hearing.  At Preliminary  Plat, 11A and 11B will be heard together.    Re: Lot 11 (11 duplexes/22 units):    Staff comments were addressed as follows:    1. The farm access road should continue or it will not meet the emergency  access requirements.  Ms. Jeffers said it was always intended to continue and  be connected.    2. Re: the pavilion and its use as an amenity:  Ms. Jeffers noted there is now a  tent on Lot 11 which is frequently used.  The pavilion would replace the tent  for gatherings.  Mr. Cota asked if there is access to this for those with  decreased mobility.  Ms. Jeffers said they will work with the community for  an exact location which would include a place for a car to pull over for  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 8      persons with mobility issues.  The homes will go where the tent is now.  Ms.  Keene noted that when the concept was presented, there was a loop road  which is no longer presented.  Ms. Jeffers said they couldn’t fit the homes in  with the loop road.  There was also a question of fire access.  They also want  to keep a one‐way dirt road back to the farm.  Mr. O’Brien said they don’t  want 2 paved roads side by side.  It would also be an additional $300,000 in  infrastructure and would inhibit affordability.  He added that the new  alignment meets SEQ guidelines.  Ms. Keene asked whether homes will face  the road.  Mr. O’Brien said they will face a sidewalk leading to the farm.  Ms.  Jeffers showed the one‐way dirt road.  She said the new road will have a  direct line of sight to the farm.  Mr. O’Brien added that the farm road  continues through the farm onto Preserve Road.  Mr. Marshall said this  alignment creates a better separation between the farm and residences.  Ms.  Philibert asked if the garages are single or double.  Ms. Jeffers said they are  single plus 4 feet, with 4‐car width, 2 for each unit.  Ms. Jeffers also noted  that one side of the houses will face Allen Road East, and the other side will  face Douglas Street, so it will appear like single‐family uses.  She also noted  the farm road will be 20 feet wide, not 26.  Ms. Jeffers noted that most  people don’t use the garages for cars but for storage (bikes, kayaks, etc.)  which is why driveways are wide enough for 2 cars.  Ms. Keene noted that in  the SEQ there is a requirement that houses face a street.  In South Village, it  was argued that they could face a “common element,” but that element has  to be “meaningful.”  Staff asked the Board to consider whether the dirt road  is “meaningful.”  Mr. Wilking noted there is an open area beyond the dirt  road which makes those the houses he would want.  Ms. Keene said she  doesn’t disagree; she is just stating the rules.  “Beautiful open space” is not  necessarily the same as a “common area.”  Mr. Cota, Mr. Wilking and Ms.  Philibert said they were fine with it.    3. It was noted that homes on Lot 11 are further apart than those in Phase 1  and suggested there could be a space between the garage and the home.    Ms. Jeffers said the driveways are only 1 car length.  They also want folks to  be able to add on side by side.  Mr. O’Brien added they will be working on  the footprints so the houses may get closer together.    Public Comment on the commercial space, soccer field and 22 residential units was then  solicited:    DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 9      Ms. Caldwell expressed concern with traffic and noise on Spear Street as well as runoff issues.   She asked who to follow up with.  Ms. Cota said she should definitely participate at the next  stage of review.  Stormwater mitigation will definitely be addressed at that time.    Mr. Langan said he felt that left turns onto Spear Street will get increasingly more difficult and  dangerous.  He felt the city will have to address this.  Mr. Marshall said that intersection has a  signal.  Mr. Langan said there are people who live where there are no signals.  Ms. Caldwell said  that is true.  Mr. O’Brien said that the removal of the school and the soccer field use have  resulted in a reduction of PM volumes from what was anticipated in the Master Plan.  Mr.  Langan said the intersection is fine; it is where there are no signals that it becomes dangerous.    Re: Lot 48N:    Mr. Cota noted this lot operates independently from Lot 11.  Staff recommended the Board  allow the requested lot size and setback waiver.  Mr. Cota then questioned the designation of a  segment of road beyond 200 feet as a “driveway.”  Ms. Jeffers said that is correct.  Staff asked  the Board to weigh in on whether this meets the regulations and suggested a better  demarcation for the change from road to driveway.  Mr. O’Brien said they can provide better  demarcations at Preliminary Plat.  Ms. Keene questioned whether the Board will be OK with the  concept.  She reminded members of the regulation that a dead‐end road be no longer than 200  feet.  Mr. Behr felt the applicant was just creating a “loophole” to allow more development to  happen.  Ms. Keene reminded the Board that the purpose of the regulation is not to have dead‐ end streets that residents will want the city to take over.  Mr. Behr said that in the past, the  Board agreed to dead end roads longer than 200 feet if there was the potential to connect  further on at a later time.  That is not possible here.  Mr. O’Brien said this lot has been  discussed for many years.  The idea was that this could be called a dead end road that could be  extended in the future…a future that could be 100 years.  Mr. Cota said the issue is what is  probable now.  Mr. Cota suggested turning this into a private alleyway.  Mr. O’Brien said they  propose it as a private road and private driveway.  Ms. Jeffers said it is critical to making the  affordable plan work.  She showed a plan of how the neighborhood fits together.      She also showed a photo of the backs of houses on North Jefferson.  Mr. Cota suggested an  option of putting the 8 affordable units on parcel without a dead end 200+ foot road.  The road  can’t loop because of the skinny parcel.  Mr. Wilking said what is presented looks like one road  all the way through with a hammerhead in the middle of it.  It’s one width, and is a “road  attached to a road.”  Mr. O’Brien said if the Board will agree to the concept, they will agree to  more differentiation between the road and driveway.  Mr. Cota said he is inclined to agree with  Mr. Wilking and asked if the hammerhead is necessary.  Mr. O’Brien said it serves as a  turnaround.  He also believed it is a requirement.  He felt it would look great and said “if it’s a  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 10      little weird, that’s OK.”  He was confident it meets the rules but is “the first of its kind.”  Ms.  Jeffers suggested a narrower “driveway” with a different material.  Mr. Behr said right now this  doesn’t feel like the rest of the development.  You need to feel you are at the end of a road.   Then there is a hammerhead.  Then a driveway.  He said he needs more proof in order to  believe in it.  Ms. Keene suggested another sketch hearing on just that element.  Mr. Wilking  said that if the parallel sidewalk goes, the houses could be pushed further to the east, and the  driveway could “meander.”  Members and the applicant felt that could work.    Ms. Keene asked about the possibility of lot size reduction without reducing the size of the  homes.  Members were OK with the lot sizes.    Public comment was then solicited.  There was no public comment.    Mr. O’Brien said he would like to conclude the sketch meeting and work on the design with the  feedback received thus far.  He felt they could come back with something that would “surprise”  the board.    12.  Minutes of 21 July and 4 August 2020:    Ms. Philibert moved to approve the Minutes of 21 July and 4 August as written.  Mr. Wilking  seconded.  Motion passed 6‐0 via a rollcall vote.    13.  Other Business:    Mr. Cota and Mr. Sullivan recused themselves during the following discussion due to a potential  conflict of interest.    a. R. L. Vallee, Inc., has requested reconsideration of decision #SP‐19‐39 issued by the  Board on July 13, 2020.  The request is as follows:        The applicants request the DRB to reconsider at least the portion of the Decision        including page 6 in which the DRB ruled that the Applicants were illegally ex‐      panding a gas station use by using the lot located at 793 Shelburne Road to the       lot located at 907 Shelburne Road and because sales of fuel will take place on       the lot at 907 Shelburne Road.  In fact, no portion of any fuel sale will occur on           that lot.    Ms. Keene advised the Board is not obliged to make a decision at this time.  If they do,  however, the applicant would have it sooner.  DEVELOPMENT REVIEW BOARD  1 SEPTEMBER 2020  PAGE 11        Mr. Behr then moved that the Board not reopen decision #SP‐19‐39.  Mr. Wilking seconded.   The motion passed 4‐0 via a roll call vote of all member present.    b. Ms. Keene reminded members that the next DRB meeting will be on 15 September.     As there was no further business to come before the Board, the meeting was adjourned by  common consent at 10:25 p.m.        These minutes were approved by the Board on ___.